1.Осмотрите помещение и соберите исходные данные. Сделайте обмеры или возьмите план БТИ, оцените текущее состояние. Зафиксируйте: метраж, высоту потолков, количество комнат, технические условия (электричество, вода, вентиляция). Это отправная точка для всех дальнейших шагов.
2.Определите назначение и требования бизнеса. Чётко сформулируйте, под какой вид деятельности будет использовано помещение. Сколько людей там будет работать или обслуживаться, какие зоны нужны (рабочие места, склад, зал для клиентов, санузел и пр.). Продумайте функционал до мелочей исходя из специфики бизнеса. Например, для офиса нужны переговорные и серверная, для магазина — зона касс и витрины, для салона — мокрые точки и комната персонала.
3.Сформируйте желаемую планировку. На копии плана набросайте, что где хотите видеть. Какие стены убрать или добавить, где сделать основные зоны. Решите, нужна ли перепланировка (перенос дверных проёмов, объединение помещений). Продумайте несколько вариантов, если не уверены. Затем опишите словами: «Необходимо демонтировать две перегородки, организовать open-space на 100 м², выделить два кабинета по 15 м², оборудовать кухню 10 м² и приёмную зону у входа» и т.д.
4.Опишите желаемый интерьер и уровень отделки. Выпишите ваши пожелания по стилю: лаконичный офис в стиле лофт, яркий магазин в фирменных цветах, уютное кафе в скандинавском стиле и т.д. Если есть референсы — приложите картинки. Отдельно укажите требования к отделочным материалам: например, «пол – коммерческий линолеум либо кварц-винил», «стены – покраска моющейся краской», «потолок – подвесной типа Armstrong». Предусмотрите износостойкость покрытий для высокопроходимых зон, легкую уборку для общепита, влагостойкость для санузлов. Не забудьте про освещение и декоративные элементы (вывески, зеркала, перегородки открытого типа и пр.).
5.Зафиксируйте потребности в коммуникациях. Этот пункт один из самых важных. Определите, сколько и где нужно электроточек (розеток, выводов освещения). Продумайте систему кондиционирования и вентиляции: нужна ли приточная вентиляция, сколько кондиционеров и в каких зонах. Водообеспечение: требуются ли дополнительные точки воды/канализации (для кухонь, салонов, прачечных и т.д.). Слаботочные системы: интернет-розетки у рабочих мест, Wi-Fi точки, видеонаблюдение, охранная система. Все эти требования перечислите максимально подробно. Например: «На каждое рабочее место – 4 розетки 220В и 2 интернет-розетки; выделенная линия 380В для серверного шкафа; 3 кондиционера (в open-space, кабинете, переговорной) мощностью не менее 18 м² каждый; приточная вентиляция 500 м³/час для общего зала; 2 точки воды в зоне кофепойнта и санузла».
6.Определите объемы работ. Составьте список, какие работы предстоит выполнить. Проще всего пройтись по объекту: демонтаж (что снести, снять), строительно-монтажные работы (что построить, смонтировать), черновая отделка (выравнивание полов, стен, прокладка электрики, труб), чистовая отделка (покраска, укладка плитки, установка дверей), пусконаладочные работы (настройка оборудования, испытание систем). Этот перечень ляжет в основу сметы, поэтому включайте всё, что планируется. Если какие-то работы делаются вами отдельно (например, мебель вы ставите своими силами) – отметьте границы ответственности.
7.Уточните ответственность за материалы и оборудование. Пропишите, кто закупает отделочные материалы, инженерное оборудование, мебель. Бывают варианты: заказчик сам приобретает чистовые материалы, а черновые – подрядчик; или всё закупает подрядчик и включает в смету. Чтобы потом не было недопонимания, зафиксируйте это в ТЗ. Также, если у вас уже есть на примете определённое оборудование (например, система умного дома или дорогие светильники), внесите его в список – подрядчик учтёт особенности монтажа.
8.Установите требования к качеству и нормам. Здесь можно указать, какие стандарты должны соблюдаться. Например: «все работы выполнить согласно СНиП и СП, электромонтаж – по ПУЭ, вентиляция – по СанПиН для общественных помещений». Если вы не знаете конкретных норм – не страшно, профессиональный подрядчик сам применит нужные. Но будет полезно потребовать: ремонт должен выполняться бригадой с допусками (электрики с группой по электробезопасности, допустим). Также пропишите гарантии: стандартно на работы дают 1 год, можно запросить 2 года на ключевые узлы.
9.Укажите желаемые сроки реализации. Напишите, к какому дедлайну нужно завершить проект. Возможно, вам важна определённая дата – открытие магазина, переезд в офис и т.д. Донесите это явно: «ремонт завершить до 30 сентября, объект должен быть готов к эксплуатации 1 октября». Если сроки сжатые, лучше обсудить этапы: что нужно сделать в первую очередь, допустим, чтобы открыть зал для посетителей, пока доделываются подсобки. Чёткие сроки в ТЗ дисциплинируют исполнителя.
10.Оцените бюджет и приоритеты. Если вы знаете свой бюджет – внесите его. Если бюджет гибкий, но есть приоритеты – укажите, на чём экономить нельзя, а на чём можно. Например: «Качество отделки – высокое, экономия за счет упрощения декора допустима». Или: «Бюджет ограничен, поэтому рассматриваются недорогие материалы, кроме напольного покрытия (оно должно быть премиум-класса для имиджа)». Такие пометки помогут подрядчику предложить решения по карману и не превысить смету.
11.Согласуйте документ. Составив черновик ТЗ, обсудите его с заинтересованными сторонами. Если у вас есть партнеры или арендаторы, убедитесь, что их требования тоже учтены. После внутреннего согласования рекомендуем показать ТЗ будущему подрядчику (или нескольким, если берёте предложения от разных компаний). Пусть профессионалы оценят реализуемость всех пунктов. Возможно, они дадут советы – например, заменить один материал на другой из опыта. Учтите правки и доработайте документ.
12.Утвердите и подпишите ТЗ. Когда техническое задание полностью вас устроит, утвердите его официально. В финальной версии не должно оставаться размытых мест и пустых граф. Включите ТЗ приложением к договору с подрядчиком – тогда оно станет обязательным к исполнению. Заказчик (вы) и подрядчик подписывают каждую страницу. С этого момента все работы будут вестись согласно утверждённому ТЗ, а изменения возможны только через дополнительное соглашение. Вы получили твёрдую основу для контроля ремонта.
Этот чек-лист охватывает основные шаги подготовки ТЗ. Следуя ему, собственник может составить ТЗ на ремонт коммерческого помещения максимально полно. Если какие-то моменты вызывают затруднения – всегда можно привлечь специалиста на этапе планирования, но, зная структуру, вы и сами сформируете грамотное техническое задание.